Ha a Kedvezményezett az elszámoló bizonylat tételen kiválasztja az elszámolni kívánt előleget és megadja az előleg elszámolás összegét, utána még lehetősége van a Vevő és a Szállító utólagos módosítására is, és ezzel az előleg elszámolás inkonzisztenssé válhat. A hiba lehetőségének kizárása érdekében az elszámoló bizonylat mentésekor is ellenőrzésre kerül, hogy a tételen kiválasztott támogatási előleg igénylője és a bizonylaton kiválasztott Vevő vagy annak utódja megegyezik-e egymással, illetve szállítói előleg esetén a szállítói előleg jogosultja és a Szállító megegyezik-e egymással. Amennyiben a rendszer hibát észlel, abban az esetben hibaüzenetben tájékoztat a javítandó hibákkal kapcsolatban:
- Elszámolni kívánt támogatási előleg igénylője és Vevő egyezősége:
„Figyelem! Az elszámoló bizonylaton (<elszámoló bizonylat sorszáma>) kiválasztott Vevő (<elszámoló bizonylaton kiválasztott vevő neve>) és az elszámoló bizonylat tételen (<elszámoló bizonylat tétel megnevezése>) kiválasztott támogatási előleg (<előleg sorszáma>. sz. előleg) igénylője (<előleg igénylőjének neve>) nem egyezik meg, ezért az előleg elszámolás nem lehetséges, kérjük javítsa!”
- Fontos! Ha a projekt a GINOP-5.1.1-15, GINOP-5.2.1-14, VEKOP-8.1.1-15, VEKOP-8.2. 1-15, KEHOP-1.3.0-15, KEHOP-1.3.1-15, KEHOP-1.4.0-15, KEHOP-1.5.0-15 , KEHOP-4.3.0-15 konstrukcióba tartozik, vagy a KEHOP-2.2.2-15 konstrukció egy adott, meghatározott projektje, akkor az ellenőrzés nem fog lefutni.”
Tehát a fent felsorolt konstrukciók esetében lehetőség van arra, hogy a konzorciumi tagok által felvett előleggel a főtag számoljon el, vagy fordítva, segítve ezáltal az előleg elszámolás hatékony kezelését.
- Elszámolni kívánt szállítói előleg igénylője és Szállító egyezősége:
„Figyelem! Az elszámoló bizonylaton (<elszámoló bizonylat sorszáma>) kiválasztott Szállító (<elszámoló bizonylaton kiválasztott szállító neve>) és az elszámoló bizonylat tételen (<elszámoló bizonylat tétel megnevezése>) kiválasztott szállítói előleg (<előleg sorszáma>. sz. előleg) jogosultja (<előleg igénylőjének neve>) nem egyezik meg, ezért az előleg elszámolás nem lehetséges, kérjük javítsa!”.
Mivel egy bizonylaton tételenként más-más előleget is ki lehet választani, ezért az ellenőrzések minden előlegre külön fut le.
A rendszer figyelmezteti a felhasználót, ha egy szállítói-, vagy utófinanszírozású bizonylathoz rögzített tétel esetén van támogatási-, vagy szállítói előleg elszámolás. A figyelmeztetés mentés gomb (Elszámoló bizonylat mentése, Elszámoló bizonylat tétel mentése) lenyomására fut le, majd elnavigálásig megjelenítésre kerül. Bizonylat esetén ugyanaz a figyelmeztető üzenet betöltés és mentés hatására jelenik meg.
Elszámoló bizonylat tétel mentése esetén:
Szállítói finanszírozású számla támogatási előleggel való összekötése esetén figyelmeztetés:
„Figyelem! A szállítói finanszírozású bizonylathoz tartozó tételen/tételeken az „Elszámolni kívánt előleg” mezőben támogatási előleg került kiválasztásra. Kérjük, hogy szükség esetén módosítsa a finanszírozás típusát vagy az elszámolni kívánt előleget!”
Utófinanszírozású számla szállítói előleggel való összekötése esetén figyelmeztetés:
„Figyelem! Az utófinanszírozású bizonylathoz tartozó tételen/tételeken az „Elszámolni kívánt előleg” mezőben szállítói előleg került kiválasztásra. Kérjük, hogy szükség esetén módosítsa a finanszírozás típusát vagy az elszámolni kívánt előleget!”
Elszámoló bizonylat mentése esetén:
Szállítói finanszírozású számla támogatási előleggel való összekötése esetén figyelmeztetés:
„Figyelem! A szállítói finanszírozású bizonylathoz tartozó tételen/tételeken az „Elszámolni kívánt előleg” mezőben támogatási előleg került kiválasztásra. Kérjük, hogy szükség esetén módosítsa a finanszírozás típusát vagy az elszámolni kívánt előleget!”
Utófinanszírozású számla szállítói előleggel való összekötése esetén figyelmeztetés:
„Figyelem! Az utófinanszírozású bizonylathoz tartozó tételen/tételeken az „Elszámolni kívánt előleg” mezőben szállítói előleg került kiválasztásra. Kérjük, hogy szükség esetén módosítsa a finanszírozás típusát vagy az elszámolni kívánt előleget!”