Az elszámolás űrlapon a „Módosítással érintett alátámasztó dokumentumok kezelése” funkció alatt kerülnek összegyűjtésre azon fájlok, melyeken költségtípus módosítás, vagy törlés ment végbe az adott szerkesztési lehetőség alatt, és emiatt törlődnének a rendszerből.
Amennyiben a felhasználó módosítást hajt végre egy olyan tétel költségtípusán, melyhez dokumentum is kapcsolódik, úgy a mező elhagyása után az alábbi figyelmeztetés jelenik meg:
A tételen végzett költség módosítással érintett alátámasztó dokumentumokról a Módosítással érintett alátámasztó dokumentumok kezelése funkcióban tud döntést hozni.
Tétel törlés és bizonylat törlés esetén, a tétel listanézetben jelenik meg egy figyelmeztető üzenet, ami jelzi, hogy törlésre került legalább egy alátámasztó dokumentum:
A tétel törléssel érintett alátámasztó dokumentumokról a ’Módosítással érintett alátámasztó dokumentumok kezelése’ funkcióban tud döntést hozni.
A „Módosítással érintett dokumentumok kezelése” funkció mindaddig aktív, amíg szerkeszthető állapotban van az elszámolás. A funkcióban listázva jelennek meg a módosítással érintett alátámasztó dokumentumok, melyeknek kezeléséről egyesével vagy csoportosan döntenie kell a felhasználónak: vagy törli, vagy áthelyezi az adott fájlt.
Törlés és Módosítás esetén is lehetőség van egyesével és csoportosan kezelni az érintett dokumentumokat a jelölőnégyzetek és a lenti funkciógombok által. Áthelyezés esetén ki kell választani, hogy melyik bizonylathoz kapcsolódóan, melyik Elszámolható költség és melyik alátámasztó dokumentum típusához szeretné áthelyezni a fájlt.
A törlésre került bizonylathoz tartozó dokumentum a Dokumentumtárban is törlésre kerül, míg a módosított/áthelyezett fájlok a kiválasztott bizonylat, kiválasztott elszámolható költség és a kiválasztott alátámasztó dokumentum típus alá kerülnek rögzítésre és így jelennek meg a Dokumentumtárban a továbbiakban.
Figyelem! A módosítások szerkesztés közben nem, csak az EPTK elszámolás beküldésekor kerülnek megjelenítésre a Dokumentumtárban.
A „Módosítás utáni alátám. dok neve” legördülő mező tartalma a „Módosítás utáni elszámolható költség név” legördülő menüből kiválasztott értéktől függ. A „Módosítás utáni elszámolható költség név” legördülő menü tartalmát pedig a „Melyik bizonylathoz szeretné áthelyezni a dokumentumo(ka)t”’ mező értéke határozza meg.
Ha egy adott szerkesztési fázison belül módosulnak az elszámolható költségek, a „Módosítás utáni elszámolható költség név" legördülő menü frissül. Az Elszámolás teljes ellenőrzésekor és véglegesítésekor ellenőrzésre kerül, hogy a „Módosítással érintett alátámasztó dokumentumok kezelése” funkcióban felsorolt összes dokumentumról született-e cselekvési döntés: ha nem, akkor a teljes ellenőrzés hibát jelez és a véglegesítés (Beküldés) sikertelen lesz.