A funkció segítségével a "Belügyi Alapok 21-27" BBA, HAVE, MMIA projektjein belül lehetővé vált a projektek keretén belül lezajlott képzések és képzéseken részt vett résztvevők adatainak rögzítéséhez kapcsolódóan az adatrögzítők kezelése EPTK felületen.
A "BBA, HAVE, MMIA adatrögzítők felvitele" funkció az EPTK főoldalán elérhető ikonok között érhető el.
A rendszer automatikusan létrehozza BA adminisztrátorként (továbbiakban: adminisztrátor) a projekt hivatalos képviselőit és kapcsolattartóit a szerződésben rögzített adatokkal, ha a konstrukció vonatkozásában a Támogató ezt kéri ÉS a szerződés hatályba lépett. Az adminisztrátori jogosultsággal rendelkező felhasználók nem jelennek meg EPTK-n az Adatrögzítők listájában, a rendszer tárolja az adatokat a jelenlegi működés szerint. Jogosultságuk automatikusan lejár, ha a TSZ/TO módosítása során titulusuk megszűnik.
Az adminisztrátorok a "BBA, HAVE, MMIA adatrögzítők felvitele" funkció segítségével tudnak BBA, HAVE, MMIA adatrögzítőket (továbbiakban: adatrögzítők) rögzíteni, ezáltal átadni a képzések és résztvevők adatainak és funkcióknak menedzselési jogát azoknak, akiknek valóban ez a feladatuk a projektben, nyilatkozatban felelősséget vállalva azért, hogy csak illetékes személyek számára adjanak jogosultságot. Az adatrögzítői jogosultság projektszintű, a jogosultság megszerzésével, az adatrögzítő az aktív státusz fennállásig az adott projekt vonatkozásában, további adatrögzítők rögzítését kivéve, az összes résztvevő és képzés adatait szerkesztheti, új résztvevőt/képzést rögzíthet a projekthez, illetve a képzéshez résztvevőt hozzárendelhet és hozzárendelést megszüntethet. Az adatrögzítők jogosultságának vége dátuma megadható, a rendszer a lejárat napját követően automatikusan elvégzi letiltásukat, státuszuk aktívról inaktívra változik, de a dátum átírásával újra aktiválhatók.
Figyelem! Projektenként egyszerre csak 5 aktív státusszal rendelkező adatrögzítő rögzíthető, erre irányulóan ellenőrzés kerül beépítésre.
A funkcióba lépve a Szerződések listájából választható ki a megfelelő szerződés, amelyhez kapcsolódóan megtekinthető az "Adatrögzítők listája". A listában az alábbi adatok jelennek meg:
- Szerződés száma: rendszer automatikusan tölti
- Felhasználó azonosító (EPTK belépési cím): adatrögzítő adatlapon megadott e-mail cím
- Rögzítés időpontja: rendszer automatikusan tölti és az a dátum, amikor a résztvevő adatai elsőként mentésre kerültek
- Jogosultság érvényességének vége: adatrögzítő adatlapon megadott
- Státusz: adatrögzítő adatlap alapján. A rendszer a jogosultság érvényessége napját követően automatikusan átállítja a státuszt aktívról inaktívra.
A listafelület szűrhető, kereshető és exportálható.
Az adatrögzítők adatlapja a ceruza ikon segítségével szerkeszthető. Új adatrögzítő rögzítésére az "Új BBA, HAVE, MMIA adatrögzítő felvitele" segítségével van lehetőség.
Új BBA, HAVE, MMIA adatrögzítő felvitele
Az "Új BBA, HAVE, MMIA adatrögzítő felvitelére" kattintva megjelenik a "BBA, HAVE, MMIA adatrögzítő adatlap", ahol az alábbi adatok megadása szükséges:
- Szerződés száma: a rendszer automatikusan tölti
- Felhasználó e-mail címe: a felhasználó e-mail címe mentés után nem módosítható, amelyre vonatkozó figyelmeztető üzenet a lap tetején is megjelenik
- Jogosultság érvényességének vége: az a dátum, ameddig a jogosultság érvényes legyen, nem lehet kisebb, mint az aktuális rendszerdátum
- a rendszer a jogosultság érvényességének végét követően automatikusan „Inaktív”-ra módosítja a ’Státusz’ mező értékét. A dátum átírásával újra aktiválhatók az ’Inaktív’ státuszú adatrögzítők;
- amennyiben az adatrögzítői jogosultság "azonnali", már adott napon történő lejáratása indokolt, az aktuális dátumhoz viszonyítva a Jogosultság érvényességének vége mező óra/perc állításával lehetséges a beállítás
- Státusz: aktív vagy inaktív. Alapértelmezetten üres, a rendszer az ellenőrzés eredményétől függően aktívra, vagy inaktívra állítja. A rendszer inaktívra változtatja, ha lejárt a jogosultság érvényessége. Inaktív státuszú felhasználó nem fér hozzá az adatrögzítéshez kapcsolódó funkciókhoz (Résztvevők és Képzések), továbbá annak a felhasználónak sincs hozzáférése a funkciócsoporthoz, akinek már nincs adatrögzítő vagy adminisztrátori joga az adott projekthez.
Az űrlap alján továbbá az alábbi felirat is olvasható:
Az itt megadott e-mail címmel rendelkező felhasználó számára lehetővé teszem, hogy a projektben lebonyolított képzések ÖSSZES résztvevőjének adatait megtekinthesse és szerkeszthesse.
Kérjük, hogy vegye figyelembe a személyes adatok kezelésének fontosságát az EU 2016/679 (GDPR) rendeletnek megfelelően, és csak a legszükségesebb esetben engedélyezze más felhasználók számára a hozzáférést."
Az adatok a Mentés vagy a Mentés és új gombra kattintva menthetőek el hibátlan kitöltés esetén. A gombra kattintva pop up ablak ugrik fel:
Kérjük, hogy vegye figyelembe a személyes adatok kezelésének fontosságát az EU 2016/679 (GDPR) rendeletnek megfelelően, és csak a legszükségesebb esetben engedélyezze más felhasználók számára a hozzáférést. Biztos benne, hogy az itt megadott e-mail címmel rendelkező felhasználó számára lehetővé teszi a projektben lebonyolított képzések minden résztvevője és kérdőívjei berögzített adatainak megtekintését és szerkesztését? (Kizárólag 5 adatrögzítő jogosultság osztható ki projektenként!”
"Mentés és új" opció választása esetén a rendszer mentést követően rögtön nyit egy új rögzítési adatlapot.
Mentéskor lefutó ellenőrzések és a kapcsolódó hibaüzenetek:
- Ha a „Felhasználó e-mail címe” mező üres:
A felhasználó e-mail címét kötelező megadni!Kérjük adja meg a szükséges információt!
- Ha a „Felhasználó e-mail címe” mező nem üres, és formátuma nem megfelelő (@ minimum 3. karakter, azt követően minimum 2 karakter, utána pont utána minimum 2 karakter)
A „Felhasználó e-mail címe” mező formátuma helytelen. Kérjük, javítsa!
- Új BBA, HAVE, MMIA adatrögzítő rögzítése esetén, ha a „Jogosultság érvényességének vége” mező értéke kisebb, mint az aktuális rendszerdátum.
A „Jogosultság érvényességének vége” mező értéke nem lehet az aktuális időpontnál korábbi. Kérjük, javítsa!
- Ha a felhasználó e-mail címe már hozzá van rendelve a projekthez (akkor is, ha inaktív a státusza).
A felhasználó már hozzá van rendelve a projekthez. Kérjük, javítsa!
- Ha az adminisztrátor egy projekt vonatkozásában 5-nél több aktív státuszú adatrögzítői jogosultságot szeretne kiosztani.
A projekthez tartozó 5 adatrögzítői jogosultság kiosztásra került, ezért további felhasználók számára jelenleg nem osztható ki adatrögzítői jogosultság!
Sikeres mentést követően e-mail értesítés kerül kiküldésre a rögzített felhasználónak az alábbi tartalommal:
Tisztelt BBA, HAVE, MMIA adatrögzítő!
Tájékoztatjuk, hogy a <Szerződés számához> kapcsolódóan, az Ön BBA, HAVE, MMIA adatrögzítői jogosultsága beállításra került, a projekt vonatkozásában így lehetősége van a ’Képzések’ és ’Résztvevők’ funkciókban az adatok rögzítésére és kezelésére.
Amennyiben a BBA, HAVE, MMIA adatrögzítői e-mail cím (<e-mail cím, ahova érkezett az értesítés>) eltér a korábban, EPTK felületen regisztrált e-mail címtől (amellyel a pályázattal kapcsolatos egyéb ügyeket intézi), kérjük, regisztrálja magát ezzel az e-mail címmel (<e-mail cím, ahova érkezett az értesítés>) a FAIR SSO regisztráció oldalon.
Üdvözlettel,
Fair adminisztráció