A funkció segítségével a "Belügyi Alapok 21-27" BBA, HAVE, MMIA projektjein belül lehetővé vált a projektek keretén belül lezajlott képzésekhez kapcsolódóan a résztvevők adatainak rögzítése EPTK felületen.
Az EPTK felső menüsorból és a főoldalon lévő ikonok közül elérhető "Résztvevők" funkció kizárólag a fenti felhívások esetén releváns és csak adminisztrátori vagy adatrögzítői jogosultsággal érhető el:
- az adminisztrátor fogalom alatt a BA adminisztrátor jogosultság értendő, ami nem azonos az EPTK projektkezelők felületen elérhető adminisztrátori jogkörrel. Alapértelmezetten azon konstrukciók projektjeinek hivatalos képviselői és kapcsolattartói rendelkeznek a jogosultsággal, amely konstrukcióknál a Támogató ezt meghatározta. Amennyiben hatályba lép az adott szerződés a rendszerben, a hivatalos képviselőnek és a kapcsolattartónak lehetővé válik, hogy a „BBA, HAVE, MMIA adatrögzítők felvitele” funkcióban új adatrögzítőt vegyen fel, illetve, hogy megtekintse a (korábban rögzített) adatrögzítők listáját, továbbá szerkessze az adatrögzítők adatlapját. A BA adminisztrátor jogosultsága projektszintű, az adott projekt vonatkozásában az összes résztvevő és képzés adatait szerkesztheti, új résztvevőt/képzést rögzíthet a projekthez, illetve a képzéshez résztvevőt hozzárendelhet és hozzárendelést megszüntethet.
- az adatrögzítő fogalom alatt a BBA, HAVE, MMIA adatrögzítő jogosultság értendő, amit a BA adminisztrátorok oszthatnak ki a "BBA, HAVE, MMIA adatrögzítők felvitele" funkcióban. Az adatrögzítői jogosultság projektszintű, a jogosultság megszerzésével az adatrögzítő adott projekt vonatkozásában az összes résztvevő és képzés adatait szerkesztheti, új résztvevőt/képzést rögzíthet a projekthez, illetve a képzéshez résztvevőt hozzárendelhet és hozzárendelést megszüntethet. Jogosultsága tehát az új adatrögzítő felvitelének kivételével megegyezik az adminisztrátoréval. Az inaktív státuszú adatrögzítő nem számít adatrögzítőnek, nincs elérése a projekthez. Fontos! Kizárólag 5 adatrögzítő jogosultság osztható ki projektenként!
A Résztvevők funkció megnyitásakor első lépésként, első belépésnél megjelenik az alábbi adatvédelmi és adatbiztonsági figyelmeztető üzenet új ablakban:
Figyelem!
A Résztvevők funkció érzékeny, személyes adatokat is tartalmaz, ennek megfelelően különös gondossággal kell eljárni használatakor.
Mivel a funkcióban érzékeny adatok rögzítése és kezelése valósul meg, ezért felhívjuk figyelmét a https://www.palyazat.gov.hu/adatvedelem-es-biztonsag weboldalra, ahol a FAIR rendszerre (Fejlesztéspolitikai Adatbázis és Információs Rendszer) vonatkozó általános adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzat, illetve a Belügyi Alapokra vonatkozó specifikus adatkezelési tájékoztató is megtekinthető.
A Tovább gombra kattintva érhető el a Szerződések listája felület. A listában megjelenítésre kerül a felhasználó vonatkozásában azon összes hatályba lépett szerződés, amelyekhez aktív adminisztrátor, vagy adatrögzítő jogkörrel rendelkezik a felhasználó ÉS melyek konstrukcióinál a Támogató ezt kérte. A listában kiválasztható az a szerződés, amely vonatkozásában a felhasználó listázni szeretné a résztvevőket, (vagy újat rögzítene). Amennyiben van elérhető szerződés, a felületen megjelenik egy állandó figyelmeztetés a törléshez kapcsolódóan:
Felhívjuk figyelmét, hogy csak abban az esetben lehet törölni résztvevőt a listából, ha az adott résztvevőnél a Képzések száma' mező értéke 0! Amennyiben a törölni kívánt résztvevő képzéshez már hozzárendelésre került, kérjük a 'Képzések' funkcióban törölje a résztvevőt a képzésből!
A szerződés megnyitását követően megjelenik a hozzátartozó "Résztvevők listája" listafelület, amely szűrhető, kereshető és exportálható. Megjelenő résztvevői adatok:
- Szerződés száma
- Személy egyedi azonosítója
- Teljes név
- Képzések száma.
A listában a résztvevőre vonatkozó adatok a résztvevő rögzítése felületen megadottak alapján jelennek meg, a Képzések számát a rendszer automatikusan számolja.
A rögzített adatokat a sor végén látható ikonok segítségével lehet:
- szerkeszteni (ceruza): kizárólag a "Résztvevők" funkcióból elérve szerkeszthetők a résztvevő személyes adatai. A "Képzések" funkcióban a résztvevő vonatkozásában a résztvevő személyes adatlapja csak megtekinthető, nem szerkeszthető.
- megtekinteni (nagyító) vagy
- törölni (kuka).
Új résztvevő rögzítése
Új résztvevő rögzítésére az "Új résztvevő rögzítése" funkció segítségével van lehetőség. Projektenként egy résztvevő csak egyszer rögzíthető, de több képzéshez hozzárendelhető. Amennyiben módosításra kerül a résztvevő személyes adatlapja, a rendszer mindig a legutóbbi módosítás szerinti adatokat mutatja.
A funkcióra kattintva megjelenik a Személy adatlap, amelyen az alábbi mezőket szükséges kitölteni:
- Szerződés száma: rendszer automatikusan kitölti
- Személy egyedi azonosítója: mentést követően a rendszer automatikusan generálja az egyedi azonosítót. A személy egyedi azonosítója projektenként, azon belül résztvevőnként kerül kiosztásra. Ennek megfelelően, ha a személy több projektben is részt vesz képzésen, úgy több egyedi azonosítót is kap, pontosan annyit, ahány projektben részt vesz.
- Teljes név
- Születési dátum
- Nem
- Szolgálati hely: a mezőben a legkisebb önálló szervezeti egység megnevezését is szükséges rögzíteni (pl. osztály, alosztály megnevezése)
- Beosztás: a mezőben a legkisebb önálló szervezeti egység megnevezését is szükséges rögzíteni (pl. osztály, alosztály megnevezése)
- Rendfokozat: listából kiválasztható
-
E-mail cím.
Az adatlapon minden mező kötelezően kitöltendő. Amennyiben valamelyik kitöltése elmarad, mentéskor a rendszer hibaüzenetet jelenit meg rá vonatkozóan.
Hibátlan kitöltés esetén az adatlap a Mentés gomb segítségével menthető, a Mentés és új gomb segítségével a rendszer mentést követően nyit egy új, üres adatlapot. Sikeres mentést követően megjelenik a "Hozzárendelt képzések", a gombra kattintva megjelenik a "Résztvevő képzéseinek listája" űrlap. Kizárólag a "Résztvevők" funkcióban jelenik meg az alábbiak szerint:
- Új résztvevő rögzítése esetén csak akkor jelenik meg és aktív, ha az űrlap sikeresen mentésre került.
- Korábban rögzített résztvevő adatlapjának szerkesztése esetén mindig megjelenik és aktív.
Résztvevő képzései
A funkció megnyitását követően az oldal tetején állandó figyelmeztetés jelenik meg:
Felhívjuk figyelmét, hogy a ’Résztvevők’ funkcióban a képzések adatai nem módosíthatók! A képzések adatainak módosítása a Képzések funkcióban érhető el.
A listában megjelenítésre kerül azon képzés(ek) listája képzés neve szerinti ABC sorrendben, amely(ek)hez az adott résztvevő hozzárendelésre került. Amennyiben egy résztvevő elvételre kerül az adott képzéshez tartozó, "Képzésen résztvevők listájából", akkor ebben a listában sem szerepel.
A listában megjelenő adatok:
- Szerződés száma
- Képzés megnevezése
- Képzés kódszáma
- Képzés kezdete
- Képzés vége.
A felületen minden mező szűrhető, kereshető, illetve a lista exportálható.