A funkció segítségével a "Belügyi Alapok 21-27" BBA, HAVE, MMIA projektjein belül lehetővé vált a projektek keretén belül lezajlott képzések és képzéseken részt vett résztvevők adatainak rögzítése EPTK felületen.
Az EPTK felső menüsorból és a főoldalon lévő ikonok közül elérhető "Képzések" funkció kizárólag a fenti felhívások esetén releváns és csak adminisztrátori vagy adatrögzítői jogosultsággal érhető el:
- az adminisztrátor fogalom alatt a BA adminisztrátor jogosultság értendő, ami nem azonos az EPTK projektkezelők felületen elérhető adminisztrátori jogkörrel. Alapértelmezetten azon konstrukciók projektjeinek hivatalos képviselői és kapcsolattartói rendelkeznek a jogosultsággal, amely konstrukcióknál a Támogató ezt meghatározta. Amennyiben hatályba lép az adott szerződés a rendszerben, a hivatalos képviselőnek és a kapcsolattartónak lehetővé válik az adott projekt vonatkozásában az összes résztvevő és a képzés adatok szerkesztése, új résztvevő/képzés rögzítése, illetve a képzéshez résztvevőt hozzárendelése és a hozzárendelés megszüntetése
- az adatrögzítő fogalom alatt a BBA, HAVE, MMIA adatrögzítő jogosultság értendő, amit a BA adminisztrátorok oszthatnak ki a "BBA, HAVE, MMIA adatrögzítők felvitele" funkcióban. Az adatrögzítői jogosultság projektszintű, a jogosultság megszerzésével az adatrögzítő adott projekt vonatkozásában az összes résztvevő és képzés adatait szerkesztheti, új résztvevőt/képzést rögzíthet a projekthez, illetve a képzéshez résztvevőt hozzárendelhet és hozzárendelést megszüntethet. Jogosultsága tehát az új adatrögzítő felvitelének kivételével megegyezik az adminisztrátoréval. Az inaktív státuszú adatrögzítő nem számít adatrögzítőnek, nincs elérése a projekthez. Fontos! Kizárólag 5 adatrögzítő jogosultság osztható ki projektenként!
A Képzés funkció megnyitásakor első lépésként, első belépéskor megjelenik az alábbi adatvédelmi és adatbiztonsági figyelmeztető üzenet új ablakban:
Figyelem!
Képzések funkció érzékeny, személyes adatokat is tartalmaz, ennek megfelelően különös gondossággal kell eljárni használatakor.
Mivel a funkcióban érzékeny adatok rögzítése és kezelése valósul meg, ezért felhívjuk figyelmét a https://www.palyazat.gov.hu/adatvedelem-es-biztonsag weboldalra, ahol a FAIR rendszerre (Fejlesztéspolitikai Adatbázis és Információs Rendszer) vonatkozó általános adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzat, illetve a Belügyi Alapokra vonatkozó specifikus adatkezelési tájékoztató is megtekinthető.
A Tovább gombra kattintva érhető el a Szerződések listája felület. A szerződés megnyitását követően a "Képzések listája" listában megjelenítésre kerül az adott szerződés vonatkozásában rögzített képzések listája, illetve az adatlapon új képzés rögzíthető. Amennyiben van elérhető szerződés, a felületen megjelenik egy állandó figyelmeztetés a törléshez kapcsolódóan:
Felhívjuk figyelmét, hogy csak abban az esetben lehet törölni képzést a listából, ha az adott képzésnél a 'Résztvevők száma' mező értéke 0!
A listafelület szűrhető, kereshető és exportálható. Megjelenő adatok:
- Szerződés száma
- Képzés megnevezése
- Képzés kódszáma
- Képzés kezdete
- Képzés vége
- Résztvevők száma.
A listában a képzésre vonatkozó adatok a képzés rögzítése felületen megadottak alapján jelennek meg, a Résztvevők számát a rendszer automatikusan számolja az adott képzéshez hozzárendelt résztvevők alapján.
A rögzített adatokat a sor végén látható ikonok segítségével lehet szerkeszteni (ceruza), megtekinteni (nagyító) vagy törölni (kuka). Új képzés rögzítésére az "Új képzés rögzítése" funkció segítségével van lehetőség.
Új képzés rögzítése
A funkcióra kattintva megjelenik a Képzési adatlap, amelyen az alábbi mezőket szükséges kitölteni:
- Szerződés száma: rendszer automatikusan kitölti
- Képzés megnevezése
- Képzés kódszáma
- Képzés kezdete
- Képzés vége
Az adatlapon minden mező kötelezően kitöltendő. Amennyiben valamelyik kitöltése elmarad, mentéskor a rendszer hibaüzenetet jelenit meg rá vonatkozóan.
Hibátlan kitöltés esetén az adatlap a Mentés gomb segítségével menthető, a Mentés és új gomb segítségével a rendszer mentést követően nyit egy új, üres adatlapot. Sikeres mentést követően megjelenik a képzésen résztvevők rögzítésére szolgáló "Képzések résztvevők" funkció.
Képzések résztvevők
A funkció megnyitását követően egy két fő részből álló exportálható, szűrhető és kereshető felület jelenik meg:
- felső lista: Hozzárendelhető résztvevők listája
- alsó lista: Hozzárendelt résztvevők listája.
Hozzárendelhető résztvevők listája azokat a résztvevőket tartalmazza ABC sorrendben, akik az adott szerződés vonatkozásában a "Résztvevők listája" funkcióban rögzítésre kerültek, és (még) nem kerültek hozzáadásra a Hozzárendelt résztvevők listájába. Amennyiben egy résztvevő törlésre kerül a "Résztvevők listájából", a résztvevő ebből a listából is törlésre kerül a rendszer által. A listában megjelenő adatok:
- Jelölőnégyzet: segítségével egyszerre akár több résztvevő is kijelölhető
- Teljes név
- Személy egyedi azonosítója
- Születési dátum
- Nem
- Szolgálati hely
- Beosztás
- Rendfokozat
- E-mail cím.
A "Hozzáad/elvesz" funkció segítségével lehet a hozzárendelést megtenni, vagy épp megszüntetni. A gombra kattintva:
- amennyiben új résztvevő(k) kerül(nek) kijelölésre és hozzáadásra a Hozzárendelhető résztvevők listájából, a kijelölt résztvevő(k) a Hozzárendelt résztvevők listájába kerül(nek)
- amennyiben résztvevő(k) kerül(nek) elvételre a Hozzárendelt résztvevők listájából, pop up ablak ugrik fel:
Felhívjuk figyelmét, hogy ha résztvevőt töröl a Hozzárendelt résztvevők listájából, a képzéshez kapcsolódó, már kitöltött kérdőív nem kerül megjelenítésre a felületen és nem kerül exportálásra. Biztos benne, hogy törli a résztvevő(ke)t?
- amennyiben új résztvevő(k) kerül(nek) kijelölésre és hozzáadásra a Hozzárendelhető résztvevők listájából és résztvevő(k) kerül(nek) elvételre a Hozzárendelt résztvevők listájából, pop up ablak ugrik fel:
Felhívjuk figyelmét, hogy ha résztvevőt töröl a Hozzárendelt résztvevők listájából, a képzéshez kapcsolódó, már kitöltött kérdőív nem kerül megjelenítésre a felületen és nem kerül exportálásra. Biztos benne, hogy törli az résztvevő(ke)t?
Az "Igen" gombra kattintva (felugró ablak) megerősíthető a hozzárendelés / hozzárendelés megszüntetés. Amennyiben:
-
csak elvételre kerülnek résztvevők az adott képzésből, akkor a gombra kattintva a kijelölt résztvevő(k) a Hozzárendelt résztvevők listájából a Hozzárendelhető résztvevők listájába kerülnek és a kijelölt résztvevők vonatozásában deaktiválásra kerül(nek) a már rögzítésre került, adott képzéshez kapcsolódó kérdőív(ek). Annak érdekében, hogy a kérdőív rögzített eredménye ne tűnjön el (a résztvevő téves törlése esetén), a már rögzítésre került kérdőív(ek) nem kerül(nek) törlésre, csak deaktiválásra.
-
hozzáadásra és elvételre is kerülnek résztvevők az adott képzésben, akkor a gombra kattintva a kijelölt és hozzáadott résztvevő(k) a Hozzárendelhető résztvevők listájából a Hozzárendelt résztvevők listájába kerül(nek), továbbá a kijelölt résztvevő(k) a Hozzárendelt résztvevők listájából a Hozzárendelhető résztvevők listájába kerülnek és a kijelölt résztvevők vonatozásában deaktiválásra kerül(nek) a már rögzítésre került, adott képzéshez kapcsolódó kérdőív(ek). Annak érdekében, hogy a kérdőív rögzített eredménye ne tűnjön el (a résztvevő téves törlése esetén), a már rögzítésre került kérdőív(ek) nem kerül(nek) törlésre, csak deaktiválásra.
A hozzárendelt résztvevők tehát az alsó listában jelennek meg a fenti adatokkal egy oszlop kivételével: "Kérdőív kitöltött?", amely a résztvevő vonatkozásában kitöltendő, adott képzéshez kapcsolódó kérdőív töltöttségének eredménye jelenik meg. Amennyiben sikeresen mentésre került a kérdőív adatlapja, az érték ’Igen’. Amennyiben még nem került kitöltésre a kérdőív az adott képzés vonatkozásában, vagy a kitöltött kérdőív adatlap nem került sikeresen mentésre, az érték ’Nem’.
Kérdőív kitöltése
A kérdőív a Képzés adatlap szerkesztésre megnyitásával érhető el, ahol a fenti adatokon megjelennek az új, kérdőívhez kapcsolódó mezők is:
- Sikeresen elvégezte a képzést?: értéke lehet igen / nem
- Kézhez kapta a képzés elvégzését tanúsító tanúsítványt?: értéke lehet igen / nem
- Kérjük, jelölje válaszait az ötfokú skálán:
- 1. Milyen mértékben találta a képzésen kapott ismereteket a gyakorlatban hasznosíthatónak?: értékei lehetnek 1 (egyáltalán nem), 2, 3, 4 vagy 5 (teljes mértékben). Az összes lehetőségből maximum egy jelölhető meg, és ha van már az egyik lehetőségnél jelölés, akkor a másik jelölésekor automatikusan törlődik az előző választás.
- 2. A képzés befejezése óta eltelt időszakban Ön dolgozott olyan szervezeti egységnél és olyan munkakörben, ahol hasznosíthatók a képzés keretében elsajátított készségek és kompetenciák?: értéke lehet igen / nem
- 3. A képzés befejezése óta eltelt időszakban volt olyan munkahelyi feladata, amelyben hasznosította a képzés keretében elsajátított készségeket és kompetenciákat?: értéke lehet igen / nem.
Az adatok mindegyike kötelezően kitöltendő és a mentés segítségével menthető.
Figyelem! Az adatlap a Résztvevők funkcióból is elérhető megtekintésre, de szerkeszteni csak a Képzések funkcióból belépve lehet.