Kedvezményezett felhasználók útmutatója

 

Események kezelése

Az eJelenléti rendszer eseményközpontú működést követ. A rendszer funkcióinak többsége egy adott eseményhez kapcsolódik, amely a jelenléti adatok gyűjtésének és kezelésének alapegysége. Az eseményhez kapcsolódik a jelenléti ív konfigurálása, a résztvevők adatainak kezelése, valamint a rögzített jelenléti adatok megtekintése.

Események listája

Az Események lista alapértelmezetten kártyás nézetben jeleníti meg a felhasználó számára elérhető eseményeket. Az egyes eseménykártyák tartalmazzák az esemény legfontosabb adatait:

• Projekt azonosítót
• Esemény nevét
• Esemény rövid leírását
• Helyszínt
• Időpontot
• Aláírások számát
• Esemény státuszát.

Az Események Tábla nézetben is megtekinthetőek az  ikon segítségével. Visszatérni az előző nézetre szintén a sor végi ikonra kattintva lehet.

Az Események felületet megnyitva alapértelmezetten az Összes esemény megjelenik, azonban lehetőség van:

• "Aktuális" fülre átlépve csak a még nyitott események listájának megjelenítésére
• "Lezárt" lapra lépve pedig csak a már lezártakat megtekinteni.

További szűrési lehetőségek:

• "Keresés az események között" mezőben a keresési érték (pl. projekt azonosító, esemény neve, helyszíne) rögzítésével lehetőség van a találatok szűkítésére
• "Dátum intervallum kiválasztása" mező segítségével pedig időpont alapján történő keresés is végezhető. Figyelem! 1 nap esetén is szükséges kezdete és vége dátum megadása.

Naptár segítségével lehetőség van az esemény naptárból történő kiválasztására is.

Új esemény létrehozása

 

Új esemény létrehozása az „Új esemény létrehozása” gombra kattintva indítható el, amely a kezdőoldalon, a fejléc alatt érhető el.

Új esemény létrehozásának lépései:

1. "Új esemény létrehozása" funkció kiválasztása az Események lista képernyőn
2. A megnyíló "Esemény létrehozása" felugró ablakban a mezők hiánytalan kitöltése
3. "Esemény létrehozás" gombra kattintva az esemény mentése.

Esemény létrehozása űrlap mezői:

• Projekt azonosító: a mezőbe a projekt azonosító megadása szükséges
• Esemény neve: a mezőben az esemény nevét kell megadni
• Esemény rövid leírása: az esemény céljának rövid ismertetése, a mezőbe max. 200 karakter írható
• Helyszín: az esemény helyszínét (helységnév) szükséges megadni
• Cím: az esemény helyszínének pontos címe rögzítendő
• Esemény kezdete: az esemény kezdő dátuma és időpontja óra perc pontossággal
• Esemény vége: az esemény befejezésének dátuma és időpontja óra perc pontossággal

Az esemény kezdő- és záróidőpont megadásához külön dátum- és időmező áll rendelkezésre:

• Dátum – kiválasztható a naptárból vagy manuálisan megadható ÉÉÉÉ-HH-NN formátumban
• Időpont – legördülő listából választható ki.

Az esemény mentése az "Esemény létrehozása" gombra kattintva kezdeményezhető.

Figyelem! Az űrlapon a *-gal jelölt mezők kitöltése kötelező. Amennyiben valamely kötelező mező üresen marad, a rendszer figyelmeztető üzenetet jelenít meg, és nem engedi az esemény létrehozását.

Amennyiben az esemény létrehozása sikeres, azt a rendszer vissza is igazolja. 

 

Események megnyitása és szerkesztése

Az események listájában egy eseménykártyára kattintva (Tábla nézet esetén az Esemény megnevezésére kattintva) nyitható meg az Esemény adatai képernyő. Ezen a felületen érhetők el az esemény kezeléséhez kapcsolódó funkciók.

Az eseményt megnyitva az oldal tetején megjelennek az esemény azonosítására szolgáló főbb adatok. 

Az Esemény adatai képernyőn az alábbi lehetőségek állnak rendelkezésre:

• Vissza a főoldalra "nyíl" – visszatérés az események listájához, amely a projekt azonosító melletti "Főoldal" linkre kattintva is megtehető.

• Esemény szerkesztése - a létrehozott esemény megnyitható és a korábban rögzített adatok módosíthatóvá válnak.
• Esemény törlése - az esemény törölhető a kuka ikonra kattintva. Törlés esetén a felugró ablakban ki lehet választani miért kerül törlésre az esemény (például: az esemény elmarad, duplikált esemény, téves létrehozás, egyéb).
• Jelenléti ív paraméterezése – a jelenléti ív beállításainak megadása.
• Jelenléti ív megosztása – a résztvevők számára használható link és QR-kód elérése.
• Jelenléti adatok – a rögzített jelenléti igazolások megtekintése és exportálása.
• Eseménykezelők felület, Kezelő hozzáadása
• Legutóbbi tevékenységek.

Jelenléti ív paraméterezés

 

A jelenléti ív paraméterezése során határozható meg, hogy a résztvevőknek milyen adatokat kell megadniuk a jelenléti ív kitöltésekor.

A paraméterezés többnyelvű, ezért a mezők megnevezései és a kapcsolódó szövegek magyar (alapértelmezett), angol és ukrán nyelven is megadhatók.

A mezők típusa előre meghatározott listából választható, amelyet a támogatást nyújtó szervezet (Irányító Hatóság) a felhívásban meghatároz. A kedvezményezett kizárólag az adott felhíváshoz jóváhagyott mezőtípusokat használhatja, egyedi mezőtípus hozzáadására nincs lehetőség. Az egyes mezőtípusok automatikus adatellenőrzéssel rendelkeznek, így a rendszer már a kitöltés során ellenőrzi az adatok helyességét.

A paraméterezés lépései

1. Esemény adatai képernyőn a Jelenléti ív kártyán a Paraméterezés kiválasztása.
2. Esemény információk  megadása: esemény neve, fejléce és lábléce.
3. Konfigurációs mezők szakaszban az esetleges adatmezők hozzáadása.
4. Elkészült jelenléti ív ellenőrzése az Előnézet segítségével.
5. Jelenléti ív véglegesítése.

Esemény információk:

• Esemény neve: részvételi igazolásnál megjelenő esemény név
• Esemény fejléce: részvételi igazolásnál az adatok megadása előtt megjelenő szöveg, max 500 karakter rögzíthető
• Esemény lábléce: részvételi igazolásnál az adatok megadása előtt megjelenő szöveg, max 500 karakter rögzíthető

A következő lépés azon mezők meghatározása az "Új mező hozzáadása" segítségével, amelyek a résztvevő nevén kívül még megjelenjenek a jelenléti íven. Ilyen lehet például az Ügyfélkód, Születési dátum vagy Anyja neve. A tévesen hozzáadott mezők a megjelenő kuka ikon segítségével törölhetőek.

Az adatok megadása után a Mentés segítségével van lehetőség az adatok mentésére. A kuka ikon segítségével törölhető a paraméterezés, a "Módosítások elvetése" opció segítségével pedig a módosítások.

A "Jelenléti ív előnézete" opció segítségével  ellenőrizhető a jelenléti ív. Amennyiben rendben van, a "Véglegesítés" segítségével véglegesíthető a jelenléti ív tartalma.

Figyelem! A paraméterezés csak 'Előkészítés' vagy 'Előkészítve' státuszú események esetén szerkeszthető. Véglegesítés után az esemény kezdetének napjáig még van lehetősége a véglegesítés visszavonására a "Véglegesítés visszavonása" opcióra kattintva, de az esemény kezdete után már nem módosítható!

Jelenléti ív megosztása

A "Jelenléti ív megosztása" funkció segítségével az esemény jelenléti íve elérhetővé tehető a résztvevők számára.

A rendszer egyedi hivatkozást és QR-kódot generál, amelyek segítségével a résztvevők megnyithatják és kitölthetik a jelenléti ívet.

A jelenléti ív megosztásának lépései

1. Esemény adatai képernyőn a Jelenléti ív megosztása kártya kiválasztása.
2. A QR-kód mellett megjelenik az esemény linkje, amely a "Link másolása" funkció segítségével egyszerűen vágólapra másolható.
3. A QR-kód letölthető és kinyomtatható.
4. A hivatkozás elektronikus úton továbbítható a résztvevők részére.

A felületen megjelennek Tippek is a megosztáshoz kapcsolódóan: 

 

1. Teszteld a linket és a QR kódot az esemény előtt.
2. Oszd meg a linket közvetlenül e-mailben vagy üzenetküldő alkalmazásokon keresztül.
3. Nyomtasd ki a QR-kódot az alkalmazásból és helyezd ki a helyszínen jól látható helyre.
4. Győződj meg róla, hogy a résztvevők rendelkeznek internet-hozzáféréssel az űrlap kitöltéséhez.
5. Kövesd nyomon a résztvételi státuszt a 'Jelenléti adatok' funkció segítségével.
6. Többnapos eseménynél ugyanazon link használható minden napon, egy résztvevőtől különböző napon ugyanazon a linken az igazolás elfogadható!

A jobb oldali "Műveletek" menüben elérhető opciók:

• Új link generálása: amennyiben valami miatt új linkre van szükség
• QR kód nyomtatása
• QR kód teljes képernyőn
• Megosztás.

Figyelem! A jelenléti ív kizárólag az esemény időpontjában, valamint az esemény kezdete előtt és után 1 órás időablakban érhető el. Az időablakon kívüli hozzáférési kísérletek esetén a rendszer tájékoztató üzenetet jelenít meg.

Jelenléti adatok kezelése

A Jelenléti adatok képernyőn tekinthetők meg a résztvevők által rögzített jelenléti igazolások és aláírások. A felületen lehetőség van az adatok szűrésére, ellenőrzésére és exportálására is.

Jelenléti adatok megtekintése

1. Esemény adatai képernyőn a Jelenléti adatok kártya kiválasztása.
2. Jelenléti adatok listafelületen jelennek meg. A táblázat többek között tartalmazza a résztvevő nevét, az aláírás helyszínét, az aláírás időpontját, a sorszámot, az aláírásképet és az egyedi adatmezők értékeit.
3. A részletes adatok az érintett sorra kattintva tekinthetőek meg.

A jelenléti táblázat felett található összesítő sáv megjeleníti az eseményhez kapcsolódó összes rögzített jelenléti igazolás számát (Aláírás), valamint ezek közül a Megfelelő és Hibás státuszú bejegyzések darabszámát. A státusz a jelenléti igazolások ellenőrzését és a hibás vagy duplikált bejegyzések azonosítását támogatja.

Exportálás

A jelenléti adatok exportálhatók az alábbi formátumokban:

• Excel export: a jelenléti adatok részletes táblázatba exportálhatók, valamennyi rögzített mezővel.
• PDF export: a jelenléti ív dokumentum formátumban exportálható, az aláírásképek megjelenítésével.

Hibajelölés

A kedvezményezett hibásnak vagy duplikáltnak ítélt bejegyzéseket megjelölhet. A hibajelöléssel ellátott rekordok nem törlődnek, azonban státuszuk megőrzésre kerül, és az ellenőrzést végző szervezetek számára is láthatóvá válnak.

Eseménykezelők hozzáadása

Az esemény kezeléséhez a kedvezményezett oldaláról további felhasználók is hozzáadhatók. Az eseménykezelők jogosultak a jelenléti ív paraméterezésére és a jelenléti adatok kezelésére.

Eseménykezelő hozzáadása

1. Esemény adatai képernyőn Eseménykezelők szekció megkeresése.
2. Kezelő hozzáadása segítségével a hozzáadni kívánt felhasználó e-mail-címének megadása.
3. A rendszer ellenőrzi az e-mail-cím létezését a FAIR rendszerben és sikeres ellenőrzés esetén a felhasználó megjelenik az eseménykezelők listájában.
4. Felhasználó tájékoztatása a rendszer elérhetőségéről.

A "Kezelő hozzáadása" gombra kattintva megjelenik felugró ablakban:

• Tájékoztató szöveg az alábbi tartalommal:
  • Az esemény kezelői az eJelenlét alkalmazásban minden művelethez hozzáférnek, a létrehozóval megegyező módon.
  • A meghívott felhasználónak manuálisan küldd el a rendszer elérhetőségét, a rendszer nem küld automatikus értesítést!
  • Az eJelenléti rendszer linkje: https://ejelenlet.fair.gov.hu/ejel
  • Az új kezelőnek a belépéshez rendelkeznie kell FAIR regisztrációval.
• Új kezelő e-mail címe: itt szükséges megadni az érintett felhasználó azon e-mail címét, amellyel már regisztrált korábban az SSO felületre.

A "Hozzáadás" gombra kattintva a rendszer elvégzi az e-mail cím ellenőrzést és ha minden rendben van, akkor megtörténik az eseményhez rendelés.

Legutóbbi tevékenységek

Legutóbbi tevékenységek felület segítségével nyomonkövethetőek felületen is az esemény adataiban történt módosítások:

• Időpont: módosítás időpontja
• Felhasználó: módosítást végző felhasználó neve
• Művelet: módosítás tartalma, pl. Létrehozta az eseményt, Esemény kezelő hozzáadva vagy Jelenléti paraméter módosítva