Az Épületeket Korszerűsítő Kft. (Kedvezményezett) KEHOP-5.2.2-16-2018-11112 számú teszt pályázat céljainak elérése érdekében (Épületeinek energetikai korszerűsítése, fenntartási- és üzemeltetési költségeinek csökkentése) külföldi vállalkozókkal is felveszi a kapcsolatot, mivel szükségessé vált olyan hőszivattyú beszerzésére, amely a fejlesztésben érintett, épületeken végrehajtott korszerűsítés hozzájárul a környezettudatos energiafelhasználáshoz.
A megfelelő számú árajánlatok bekérését követően kiválasztásra került a legjobb ajánlatot adó szállító, mellyel a Szállítói szerződés megkötése megtörtént. A Kedvezményezett a beszerezni kívánt hőszivattyút „Építési költségelemen” kívánja elszámolni utófinanszírozási módban.
Hogyan lehet a rendszerben kezelni a devizás számlákat?
Devizában kiállított számla kezelése irányadó a 272/2014-es korm. rendelet vonatkozó részei.
Minden tevékenységtípus esetében bekért dokumentumok ellenőrzése az alábbiak szerint történik:
- Külföldi számla esetében a belföldi szállító által kiállított számla szerinti ellenőrzéseket kell elvégezni figyelembe véve azt, hogy az egyes országok szabályozása eltérhet a hazaitól a számla alaki és tartalmi kellékeivel kapcsolatban.
- Külföldi számla fő tartalmi elemeiről a Kedvezményezett cégszerű aláírásával hitelesített magyar nyelvű fordítást tartalmazó másolatot a számlához szükséges csatolni, mely tartalmazza legalább:
- a szállító adatait,
- a teljesítés és a számlakiállítás dátumát,
- a tevékenység megnevezését,
- az adó alapját,
- az adó mértékét,
- az adómentesség megjelölését, ha ezeket a számla tartalmazza.
A devizában kiállított számla értéke a fizikai teljesítés napján érvényes, a Magyar Nemzeti Bank által közzétett, hivatalos deviza-árfolyamon került forintra átszámításra. Olyan számlák vagy egyéb bizonylatok esetében, amelyeken a fizikai teljesítés napja nincs feltüntetve, a támogatástartalom a bizonylat keltezésének napján érvényes, a Magyar Nemzeti Bank által közzétett, hivatalos deviza-árfolyamon került forintra átszámításra.
Jelen esetben a hőszivattyú beszerzését igazoló alátámasztó dokumentumot az alábbi módon kell berögzíteni a rendszerbe.
A számla EPTK-n történő berögzítésének lépései:
Az Elszámoló bizonylatok adatlap szolgál a bizonylatfej (pl.: számlafej) és az ügyfelek (vevő, szállító/engedményes) adatainak rögzítésére. Az Elszámoló bizonylatok funkciógomb megnyomása után az Elszámoló bizonylatok lista felületre jutunk. Az oldal bal felső sarkában található Új elszámoló bizonylat rögzítése funkciógombra kattintva kezdeményezhetjük a rögzítést.
Elszámoló bizonylat mentését követően van lehetőségünk az alábbi adatokat megadni:
- Szállító,
- Szállítói szerződések (ha már van beküldött szállítói szerződés),
- Engedményes,
- Alátámasztó dokumentumok,
- Elszámoló bizonylat tételek.
Az „elszámoló bizonylat adatai” adatlapon található mezőket az alábbi módon szükséges töltenünk:
- Bizonylat típusa: legördülő listából választható (kötelezően töltendő mező): Jelen esetben a „Számla” típust választjuk,
- Bizonylat sorszáma: manuálisan írható (kötelezően töltendő mező): vagyis itt sz_17/1000,
- Bizonylat kelte: dátummező (kötelezően töltendő mező): 2018.02.27-e,
- Teljesítés dátuma: dátummező (kötelezően töltendő mező): 2018.02.27-e,
- Devizanem: legördülő listából választható (kötelezően töltendő mező), alapértelmezetten HUF jelenik meg: Most EUR-t választjuk ki,
- Teljesítéskori devizaárfolyam: inaktív mező, automatikusan kiírásra kerül HUF-tól eltérő devizanem választása esetén a teljesítés dátum napján érvényes napi középárfolyam: A mi esetünkben 2018.02.27-én érvényes MNB árfolyammal számol a rendszer,
- Kedvezményezett megjegyzése: 2000 karakter hosszú írható szövegmező (nem kötelező),
- Elszámoló bizonylat állapot: inaktív mező, automatikusan megjelenik a bizonylat folyamat aktuális állapotának megfelelően,
- Hiánypótlás indoka: inaktív mező, automatikusan megjelenik a támogató által a bizonylathoz kapcsolódó hiánypótlás indoklás.
Ezt követően rögzíthetjük az „Ügyfelek adatai” fület, ahol definiálásra került a számla finanszírozási típusa (jelen esetben: utófinanszírozás), a vevő adatai, illetve a szállító adatai is egyben.
Mivel a kiállított számlához tartozik szállítói szerződés, így a „Szállítói szerződések” funkcióra kattintva választom ki az EUPR-be beküldött szállítókat. A Szállítói szerződések funkció listás felületén megjelenik a Vevőnél kiválasztott Kedvezményezett minden beküldött szállítói szerződése.
A kapcsolódó szállító kiválasztását követően a rendszer automatikusan feltölti az alábbi mezőket a szerződés alapján:
- Szállítói szerződés EUPR azonosítója: A Szállítói szerződések funkcióban kiválasztott szállítói szerződés alapján automatikusan megjelenik,
- Szállítói szerződés száma: A Szállítói szerződések funkcióban kiválasztott szállítói szerződés alapján automatikusan megjelenik,
- Szállító neve: a Szállítók funkcióban rögzített és kiválasztott, vagy a Szállítói szerződések funkcióban kiválasztott szállítói szerződés alapján a szállító neve automatikusan megjelenik,
- Szállító adószáma: a Szállítók funkcióban rögzített és kiválasztott, vagy a Szállítói szerződések funkcióban kiválasztott szállítói szerződés alapján a szállító adószám automatikusan megjelenik (amennyiben adószámmal rendelkezik, ellenkező esetben üres marad a mező),
- Szállító külföldi adószáma: a Szállítók funkcióban rögzített és kiválasztott, vagy a Szállítói szerződések funkcióban kiválasztott szállítói szerződés alapján a szállító külföldi adószáma automatikusan megjelenik (amennyiben külföldi adószámmal rendelkezik, ellenkező esetben üres marad a mező),
- Szállítói bankszámlaszáma: a Szállítók funkcióban rögzített és kiválasztott, vagy a Szállítói szerződések funkcióban kiválasztott szállítói szerződés alapján a szállítóhoz felvitt bankszámlaszámok közül választhatunk a legördülő listából.
Ezt követően következnek a tételek rögzítése.
Jelen esetben egy darab hőszivattyú beszerzése történt meg. Ennek megfelelően a tételen megjelöljük a beszerzés tárgyát, és kiválasztjuk a kötelezően töltendő elszámolható költséget (Építési elem 01, Beruházáshoz kapcsolódó költségek). A beszerzés elszámolni kívánt összege 8000 EUR, így ennek megfelelően töltöm az adatmezőket. A számla teljesítésének dátuma 2018.02.27. A rendszer automatikusan kiszámolja a számla összegeit forintban is a teljesítéskori devizaárfolyam szerint.
A tétel mentésével a számlánk adattartalma teljes. Következő lépésként fel kell csatolnunk az alátámasztó dokumentumokat is. Erre vonalozóan a rendszer is felhívja a figyelmünket! Az Elszámoló bizonylat adatlapról érhető el az Alátámasztó dokumentumok funkció. Ebben a funkcióban csatolhatóak azok a dokumentumok, melyek a bizonylat tétel adatlapon kiválasztott költség típus alapján az adott számlához beküldésre kell, hogy kerüljenek. Az „Alátámasztó dokumentumok” funkció alatt az alátámasztó dokumentum kategóriák sorakoznak, amelyek alá egy vagy több fájl csatolható. Az alátámasztó dokumentum listában a csatolandó dokumentum sor végén található „ceruza” ikonra kattintva van lehetőségünk csatolni a szükséges fájl(oka)t.
Amennyiben további számlákat szeretnénk rögzíteni a fent említett elszámolásba, akkor ezt megtehetjük az elszámoló bizonylat listán.